1.实验室档案管理人员职责

(1)每位实验室人员都应认真主动做好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理员和仪器收发员保存。

(2)各专业实验室的检定、校准原始记录和证书应于检定工作完毕后(我公司规定为3个工作日)，交由仪器收发员保存原始记录并发放证书。

(3)其他质量和技术类管理文件、记录等，应于记录完成并实施后，交由档案管理员整理归档，分类保存。

(4)档案管理人员应认真登记、分类整理、编目造册、归案存档、统计和保管，不得遗失或损坏。

(5)能够及时、准确地提供技术资料、数据，为公司管理和服务提供可靠保证。

(6)如遇实验室撤销、合并，或档案管理人员出现变更等情况，应及时做好工作档案的移交工作，以保证档案的完整、准确、系统与安全。

2.实验室档案的控制

(1)我公司对实验室质量管理体系的所有文件均进行了有效管理，全部受控，同时在文件封面左上角加盖红色受控章并填写受控编号。

(2)我公司各种文件均有唯一性标识，并建立管理台账(受控文件清单、受控记录清单)，注明文件名称、编码、受控编号、发文单位、发放范围、发放日期、生效日期等必要信息，由档案管理员动态管理。

3.实验室档案管理办法

(1)实验室档案应按类别归档保存。购置仪器设备资料、后续送检的测量设备的检定/校准证书、学习培训材料以及相关技术资料等应及时归档。

(2)所有资料、原始数据，未经允许不得带出实验室，确认需要使用相关资料时，应由最高管理者批准后方可借出，并按规定时间归还。

(3)实验室档案资料原则上应保留原件，特殊情况经最高管理者批准后可使用复印件。

(4)电子版的记录由档案管理员统一保存，同时每月末应上报给公司质量主管和技术主管备份，并设置二级密码，以防止被任意阅读和修改，防止因人为和计算机病毒等原因造成的丢失或损坏。

(5)对于超过保存期限或被新文件替代的实验室档案、资料，由档案管理员报由最高管理者批准后统一收回并及时销毁，以保证所有相关人员均能在需要时得到文件的有效版本，由于法律或知识保存目的而需要保留的作废文件要加盖蓝色作废章，由档案管理员独立保存，不得在实验室现场出现。

(6)档案室要做好清洁、防潮、防火、防盗以及保密等相关安全工作。

4.实验室档案的借阅

(1)实验室相关人员需借阅实验室档案资料时，须办理借阅登记手续，注明借阅原因、借阅时间、借阅人、归还时间等信息，并及时归还。

(2)上级领导检查和有关认证部门评审要求提供实验室相关资料时，需经最高管理者批准，办理借阅登记手续，并由档案管理员及时收回。

(3)其他单位和个人需借阅实验室档案资料时，需提出书面申请，承诺不泄漏客户和本公司机密，并经最高管理者批准后办理借阅手续。此外，还应及时归还，不得遗失或损坏。

(4)未经最高管理者批准，任何个人不得将实验室档案资料擅自复印、带出实验室或转借外单位。

(5)借阅时间过长、逾期不还或有涂污、损坏、遗失等情况，应视其情节轻重酌情赔偿。

高效的档案管理机制对实验室管理体系的运行起到了保驾护航的作用，也充分保证了测量溯源性的有效实施，为企业的计量管理水平不断提高作出应有的贡献。