文件使用总的原则是文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。

文件使用包括分发、培训、执行、归档和变更等环节，必须对这些环节进行管理，其管理目的是确保文件的使用过程规范化、程序化，文件使用有质量。

(1)分发：文件一经批准，应在文件生效之日前应分发至相关部门或岗位人员，分发应有记录，明确分发去向，发放的文件要原印章，同时要如数收回旧文件；如果原版文件需要复制时，不得产生任何差错，复制的文件应当清晰可辨。

(2)培训：无论新文件还是更改后的文件，质量管理部门应根据文件的具体内容和要求，视具体情况，保证文件使用者在执行前均受到相关培训，并经考核合格，保证有关人员能正确理解和执行文件内容。培训工作由质量管理部门统一安排进行。

(3)执行：文件初始执行阶段，质量管理部门应注意加强监督检查，并对执行结果进行必要的评估，以保证文件执行的有效性，文件应根据评估结果及时进行复核修订。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现，防止旧版文件的误用。

(4)归档：现行文件样本及原件应统一归档，更新时应有记录并归档，旧文件收回集中归档；文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。

(5）变更：由使用者或管理者提出变更理由和内容，由原文件的批准人评价变更的可行性并审批，使用者按审批意见执行变更，同时检查相关文件的变更，变更应予记载。文件应当定期审核、修订。